Tiedonhallinnan perusteet – tiedonhallintasuunnitelma ja tietosuojalainsäädännön merkitys

Tiedonhallinta sekä arkistointi sen osana on organisaation hankkiman, tuottaman, käyttämän ja säilyttämän tiedon hallintaa. Asiakirjojen säilyttäminen edellyttää usein lain velvoitteiden noudattamista. Toisaalta säilyttäminen sisältyy tiedolla johtamisen kulttuuriin: mitä tehtiin tai mitä ei tehty?

Tiedonhallinta ja arkistointi tuntuvat olevan ongelma monessa yrityksessä. Aina ei tiedetä, mitä asiakirjoja pitää säilyttää ja kuinka kauan, joten asiakirjoja säilytetään liian pitkiä aikoja ja arkistoidaan turhaan. Organisaation tulisi laatia ohje, joka helpottaa asiakirjojen käyttöä, ylläpitoa ja hallintaa. Tätä kutsutaan esimerkiksi nimellä tiedonhallintasuunnitelma. Sähköisen tiedon osalta puhutaan tiedonohjaussuunnitelmasta (TOS), joka koskee järjestelmissä olevaa sähköistä tietoa.

• Kenelle: koulutus sopii erityisesti yritysten ja organisaatioiden asiakirjahallinnosta vastaaville sekä esim. HR-, talous- ja palkanlaskentahenkilöstölle. Organisaation on tiedettävä asiakirjojen ja tiedon säilyttämisen vaatimukset!